کارآیی کارکنان سازمان

نیروی انسانی ارزشمندترین دارایی سازمان است و عملکرد انسان در درون سازمان، انعکاسی از دانش، مهارت و ارزش های او می باشد. همچنین اصلی ترین هدف سازمان ها، استفاده بهینه از عوامل تولید و رسیدن به کارایی بوده که این عوامل شامل زمین، سرمایه، نیروی انسانی، فناوری و مدیریت است. به همین منظور، شناخت عوامل مؤثر بر عملکرد کارکنان، یکی از اهداف بهسازی نیروی انسانی در مدیریت بخش های دولتی، که برای سنجش دانش، توانایی، انگیزش، رفتار شغلی و عملکردی کارکنان پایه ریزی می شود.

تعریف کارایی

میزان ستاده کارکنان در یک زمان مشخص را کارایی گویند. کارایی یعنی از داده‌ های (منابع) سازمان به نحوی مطلوب و شایسته، در زمانی کم و با هزینه‌ ای پائین و به عبارت دیگر، با ریخت و پاش کمتر استفاده نماییم.

کارایی می تواند با اجرای موارد زیر تحقق ‌یابد:

• کارهایی که باقی می ماند، باید توسط شما (مدیر) انجام شود.
• حذف کارهایی که هیچ‌ کس نباید انجام دهد.
• تفویض مناسب اختیار به کارکنان جهت انجام امور سازمان.

عوامل موثر بر کارآیی نیروی انسانی

  – عوامل انسانی:

در بحث عوامل انسانی، مسایل مربوط به استعدادها، روحیه و انگیزش و… مورد بررسی قرار می گیرند. در تعریف استعداد می گویند: «استعداد یعنی آمادگی طبیعی افراد برای انجام دادن کارها.»

  – عوامل فنی:

منظور از عوامل فنی، مجموعه شرایط و ویژگی هایی است که عامل انسانی نقشی در ایجاد آن نداشته، ولی به شدت از آن ها تاثیر می پذیرد و بدین ترتیب بر میزان کارآیی نیروی انسانی موثر است. مقدار و کیفیت تجهیزات و ماشین آلات، مدیریت تولید، سازمان فیزیکی و علمی کار در راس این شرایط فنی قرار دارند.

  – عوامل اقتصادی:

در عوامل اقتصادی باید به متغیرهای کلان اقتصادی و شاخص های کلان توجه نمود که آن ها بیانگر وضعیت کلی اقتصاد می باشند. در اقتصادی که دچار رکود باشد، مسئله بیکاری بصورت یک مشکل حاد در می آید و اخراج پی درپی افراد شاغل در سازمان ها، از پیامدهای رکود اقتصادی است. در چنین حالتی، کارمندان به دلیل استرس و فشارهای ناشی از ترس اخراج شدن، نمی توانند با روحیه عالی و درجه کارآیی بالا کار کنند که نهایتا باعث کاهش شدید راندمان فعالیت کارمندان و به دنبال آن باعث کاهش کارآیی سازمان خواهد شد.

موانع کارایی در سازمان

  – عدم وجود سیستم ارزشیابی مناسب کارکنان:

سیستم‌ های ارزشیابی کارکنان باید عملکرد آن ها را مورد سنجش قرار دهد و از آن، به عنوان معیاری جهت اصلاح روش‌ های ناکارآمد استفاده نماید. وجود نظام ارزشیابی مناسب، خود می تواند عاملی در جهت ارتقاء انگیزه‌ های کاری باشد.

  – ضعف مدیریت:

عدم آشنایی مدیران با تکنیک ها و فنون برنامه‌ ریزی، سازماندهی، مدیریت منابع انسانی، پاداش و تنبیه، روش‌ های انگیزشی، کنترل، انتخاب نامناسب مدیران در سطوح مختلف، جابجایی مکرر آن ها و عدم برنامه‌ ریزی دوره‌ های آموزشی، موجب ضعف در مدیریت و نهایتاً کاهش بهره‌ وری را به دنبال دارد.

  – عدم وجود انگیزه کاری در کارکنان:

افزایش و بهبود بهره‌ وری در سازمان، ارتباط مستقیم با وجود انگیزه‌ های تلاش و کوشش در کارکنان دارد. کارکنان با انگیزه، قادر به تلاش در جهت دستیابی به اهداف سازمان، کاهش هزینه‌ ها و استفاده صحیح و مناسب از منابع هستند. متاسفانه سال هاست که انگیزه‌ های پایین کاری به عنوان معضلی خودنمایی می کند.

  – نیروی انسانی غیرمتخصص:

کارکنانی که در کار، دانش و مهارت لازم را داشته باشند، کارها و وظایف محوله را به درستی انجام خواهند داد. بنابراین برای بهبود سطح بهره‌ وری، باید در سازماندهی کارکنان علاوه بر مدنظر قرار دادن سایر ویژگی ها، داشتن تخصص به عنوان یکی از اصول اساسی در گزینش افراد باشد. لازم به ذکر است جذب و به کارگماری کارکنان شایسته، مستلزم ایجاد یک نظام منابع انسانی است که در آن شایسته‌ سالاری حاکم باشد.

  – حاکم بودن روحیه منفعت طلبی فردی:

اگر در سازمانی افراد به دنبال تحقق اهداف فردی و شخصی بوده و از امکانات و منابع سازمان برای نیل به نیات و مقاصد شخصی استفاده نمایند، در نهایت بهره‌ وری سازمان که در بذل توجه به اهداف سازمان بدست می آید، به ورطه فراموشی سپرده خواهد شد.

  – مشغله زیاد کاری مدیران:

بسیاری از مدیران در نظام اداری به طور هم‌ زمان دارای مسئولیت‌ های زیادی می باشند. مشغله فراوان باعث می شود آن ها عملاً نتوانند بسیاری از کارهای محوله را به شایستگی و در زمان‌ های تعیین شده انجام دهند.

  – روش‌ های انجام کار:

روش‌ های انجام کار در سازمان‌ های دولتی سنتی و در بسیاری موارد غیرعلمی و تجربی است. این امر، خود مشکلات بسیار فراوانی در نظام اداری فراهم آورده که از آن جمله، سردرگمی ارباب رجوع و خستگی کارکنان از انجام کارها را می توان نام برد.

راهکارهایی برای افزایش کارایی کارکنان سازمان

• کوچک سازی سازمان‌ ها؛ در دهه‌ های گذشته، سازمان‌ ها به دنبال گسترش فیزیکی خود بودند؛ اما امروزه کوچک سازی اندام سازمانی، حرکتی به سوی کمال مطلوب شناخته می شوند.
• عقلانی و علمی نمودن فرایند تولید و ارائه خدمات سازمان، استفاده از روش‌ های علمی، حذف فرایندهای سنتی و استفاده از تکنولوژی مناسب، از مواردی است که می توان در این راه از آن ها بهره گرفت.
• به کارگیری روش‌ های مدیریت مشارکتی در سازمان. (حداقل در بخش‌ ها و واحدهایی که به کارگیری آن، دارای سودی بیش از هزینه آن می باشد.)
• طراحی مجدد مشاغل؛ بطوری که مشاغلی همراه با نشاط، چالش و انگیزاننده برای کارکنان فراهم شود.
• گسترش روحیه خلاقیت و نوآوری در سازمان؛ بطوری که سالانه به کارکنانی که پیشنهادات جدیدی در جهت کاهش ضایعات، اتلاف وقت و افزایش بهره‌ دهی سازمان می نمایند، پاداش‌ هایی اهدا شود و در حضور دیگران از ایشان قدردانی به عمل آید.
• تجدید ساختار سازمان‌ ها؛ در این راستا سازمان‌ هایی که کارهای مشابه انجام می دهند (سازمان‌ های موازی)، در هم ادغام شوند و منابع انسانی و مادی آن ها در بخش‌ های جدید به کار گرفته شوند.

راهکارهایی دیگر…

• عنایت به آموزش و پرورش کارکنان؛ تقویم‌ های آموزشی برای کارکنان در همه سطوح سازمان تهیه و اجرا شود.
• توسعه پژوهش‌ های کاربردی برای اصلاح و بهبود روش‌ ها بصورت مداوم و مستمر.
• توسعه، تشویق، تبلیغ و حمایت وجدان کار، نظم و انضباط کاری در سازمان.
• ایجاد آموزش‌ های مقتضی در جهت تغییر نگرش‌ ها و فرهنگ سازمانی که در تقابل با بهره‌ وری است.
• سازمان‌ های دولتی با ایجاد منشور اخلاقیات سازمانی می توانند کارکنان خود را از نظر اخلاقی ملزم به انجام کارها به نحو مطلوب نمایند.
• قدرت اخذ تصمیم در پایین‌ ترین سطحی که همه عناصر اساسی اطلاعات در آنجا قرار دارند، تفویض شود.
• ایجاد طرح‌ های پاداش، بر اساس بازده کار فرد یا گروه تنظیم شود.
• طرح‌ های حقوق و دستمزد طوری تهیه شود که کارکنان پیوند آن را با بهره‌ وری به خوبی درک نمایند.
• نقش مدیران در ایجاد انگیزه
• ایجاد رضایت
• فرصت توسعه فردی
• دستاوردها

ادامه راهکارها…

• دیده شدن در محل کار توسط مدیر
• ترفیع
• سطح مسئولیت
• مشارکت و خلاقیت در کارکنان
• حرف‌ های تشویق‌ آمیز و انگیزه‌ دهنده؛ رهبران پرجاذبه که استعداد سخنوری هم دارند، ‌مایلند از این توانایی به‌ طور گسترده استفاده کنند؛ در نهایت، هر فرد به‌‌ واسطه علاقه شخصی بر سر شوق می‌ آید و تاثیر حرف‌ های انگیزه‌ دهنده زودگذر است.
• رابطه خوبی با کارکنان داشته باشید.
• عملکرد ضعیف را تشخیص بدهید.
• کار جمعی (تیمی) را رواج دهید. اغلب فعالیت ها برای آنکه به طور موثر انجام گیرند، به یک کار گروهی نیاز دارند. تحقیقات نشان می دهد که کیفیت یک کار گروهی در زمینه هایی مثل حل مسئله، معمولاً بیشتر از کار فردی است. به علاوه بیشتر کارکنان وقتی به صورت جمعی کار کنند، انگیزه بیشتری پیدا می کنند.
• گوش کنید و درگیر شوید. کارکنان یک منبع غنی اطلاعات هستند، در این مورد که چگونه باید یک شغل را بهتر انجام داد. این اصل در مورد همه انواع کارکنان از ساعتی تا رسمی کاربرد دارد. مدیرانی که با یک روش و شیوه مشارکتی کار می کنند، نتایج بزرگی را در ارتباط با کیفیت و بهره وری به دست می آورند.

نتیجه گیری

توجه به عوامل انگیزشی کارکنان و نیازهای آن ها و توجه به تفاوت های فردی هر یک از کارکنان، یکی از مهم ترین عواملی است که در کارایی نیروی انسانی می توان به آن دست یافت و یکی از شرایط مهم و اساسی برای رسیدن به هدف در هر کاری برانگیختن و ایجاد انگیزه در افرادی است که آن کار را انجام می دهند. عوامل متعددی در انگیزه کاری پایین در سازمان ها وجود دارند و به همین دلیل مدیریت باید به دنبال راه ها و تکنیک هایی باشد که بتواند انگیزه های کارکنان خود را افزایش دهد.

منابع فارسی:

استادزاده، مریم، ۱۳۸۷، عوامل مؤثر در افزایش یا کاهش بهره وری نیروی انسانی
طوسی، محمد علی ۱۳۷۲««مدیریت به معنی پدیدآوردن ارزش افزوده»، مرکز آموزش مدیریت دولتی، مجله مدیریت دولتی، شماره بیست و یکم، تابستان.
فرهاد نژاد علی ایرانی،«بهره‌وری، عامل کلیدی در پیشرفت و توسعه اقتصادی». نشریه آموزش کاربردی مدیران، وزارت جهاد سازندگی، سال اول، شماره چهارم، تیرماه ۱۳۷۸،
موسوی، عباس .۱۳۷۷«دوایر کیفیت و افزایش بهره‌وری»، مرکز آموزش مدیریت دولتی، مجله مدیریت دولتی، شماره ۳۹، بهار

منابع لاتین:

David Sirota & Michael Irwin Meltzer, Stop Demotivating Your Employees, Harvard management update, January 2006