جذب و استخدام از نظر فیزیکی و روانی

یکی از زمینه ها و علایق خاص روانشناسان صنعتی ــ سازمانی، انتخاب و گزینش کارکنان مناسب است. به کارگیری نیروی انسانی و افراد متخصص، مجرب، متعهد و علاقه مند به کار در هر سازمان، به عنوان سرمایه ای گران بها و ارزشمند برای آن سازمان تلقی می شوند. توانایی های انسانی، زمینه های بسیار متعدد و متنوعی را دربر می گیرد که می توان آن ها را به توانایی های جسمی و ذهنی تقسیم کرد. مدیران و کارفرمایان و به ویژه مدیران منابع انسانی (اعم از بخش دولتی و خصوصی)، به اهمیت این مساله پی برده و می کوشند تا در فرآیند انتخاب و استخدام کارکنان، مناسب ترین و زبده ترین افراد را برگزینند.

از جمله مهم ترین ابزارها و روش ها جهت گزینش و استخدام افراد واجد صلاحیت در فرآیند انتخاب و کارمندیابی، مصاحبه استخدامی می باشد؛ به طوری که در اغلب سازمان ها و جوامع از آن، به عنوان یکی از مراحل اصلی و متداول استخدام و گزینش استفاده می شود.

جذب و گزینش

تعریف جذب (استخدام):

انجام یک سلسله عملیاتی است که پس از یافتن نیروهای انسانی مورد نیاز سازمان، نظر آنان را به سازمان و استخدام در آن، جلب میکند.

تعریف گزینش:

مرحله ای است برای تشخیص و مقایسه شرایط متقاضیان شغلی با شرایط احراز مشاغل، به منظور انتخاب بهترین نامزد ممکن برای تصدی شغل مربوطه.

نسبت گزینش:

نسبت گزینش عبارت است از رابطه بین تعداد متقاضیان شغلی استخدام شده، به جمع کل متقاضیان شغلی.

جذب و گزینش به دو دلیل صورت می گیرد:

1. گسترش اهداف سازمانی
2. ضایعات پرسنلی و کاهش پرسنل

  – گام های گزینش:

1. مصاحبه مقدماتی
2. تکمیل فرم درخواست شغل توسط متقاضی
3. ارائه اسناد و مدارک لازم
4. انجام تحقیقات لازم
5. انجام آزمون های فیزیکی
6. انجام آزمون های استخدامی
7. مصاحبه استخدامی

    ۱- مصاحبه های مقدماتی

در مصاحبه های مقدماتی، معمولا ظاهر و رفتار ظاهری، نحوه بیان و استدلال، نوع تحصیلات و مهارت های متقاضی ارزیابی میگردد.

    ۲- تکمیل فرم درخواست شغل

این فرم، به منظور کسب اطلاعات مورد نیاز و طبقه بندی شده از متقاضیان به کار میرود.

    ۳- ارائه اسناد و مدارک توسط متقاضی

ارائه اسناد و مدارک لازم، معمولا پس از انجام مصاحبه مقدماتی و تکمیل پرسشنامه تقاضای شغل درخواست می شود.

    ۴- انجام تحقیقات لازم در مورد متقاضی

هدف از انجام تحقیقات،جمع آوری اطلاعات درمورد متقاضی و کسب اطمینان از صحت اطلاعات مندرج در فرم درخواست مشاغل میباشد.

    ۵- انجام آزمون های فیزیکی:

این آزمون ها با ۳ هدف صورت می گیرد:

1. 1. سنجش قدرت فیزیکی فرد در تحمل فشارهای احتمالی وارده
   2. جلوگیری از ادعای بعدی کارکنان درمورد بیماری های ناشی از کار
   3. جلوگیری از ورود افراد مبتلا به بیماری های واگیردار

    ۶- انجام آزمون های استخدامی:

اجرای آزمون های استخدامی هر سازمان، باید به وسیله روانشناس کار و کارکنان یا کارشناسانی که در این زمینه آموزش دیده اند، انجام گیرد. اقدامات اجرایی مجری امتحانات استخدامی را می توان در چند مرحله زیر، تقسیم بندی کرد:

      الف) قبل از شروع جلسه آزمون استخدامی:

1. 1. بازدید از سالن امتحان به وسیله مجری امتحان
   2. کنترل مجدد ابزار و وسایل لازم برای جلسه امتحان
   3. کنترل شماره صندلی ها، وسایل سمعی و بصری، روشنایی سالن، تهویه مطبوع سالن، سروصداهای احتمالی و …
   4. قراردادن یک میز بزرگ جهت استقرار مسئول یا سرپرست گروه “موزعان” سؤال ها
   5. کنترل نحوه ورود داوطلبان به سالن امتحان
   6. طراحی و چاپ یک پرسشنامه مختصر، جهت توزیع بین داوطلبان در آخرین مرحله امتحان، جهت آشنایی بیشتر با داوطلبان و همچنین دادن فرصت به موزعان جهت کنترل شماره های آزمون ها.

      ب) در حین اجرای آزمون استخدامی:

1. کسب اطمینان نسبت به اینکه کلیه داوطلبان، در جای خود قرار گرفته اند.
2. کسب اطمینان نسبت به اینکه سرپرست موزعان براساس آموزش های قبلی، در جای خود قرار گرفته.
3. خوشامدگویی به داوطلبان و ارائه توضیحی مختصر در رابطه به نحوه برگزاری امتحان.

    × هدف آزمون استخدامی:

هدف این آزمون ها، پیش بینی میزان موفقیت متقاضیان شغلی در محیط واقعی کار می باشد.

    × انتظارات داوطلبان شغل:

1.  انتخاب مکان مناسب در فضایی آرام و دور از هرگونه تنش و آلودگی صوتی برای اجرای امتحانات.
2. پیش بینی لازم برای پذیرایی از داوطلبان در هنگام پاسخ به سوالات.
3. جای مناسب برای پارک ماشین در نظر گرفته شود.
4. استفاده از تابلوهای راهنما برای هدایت داوطلبان به جلسه امتحان.
5. رفتار مناسب با داوطلبان.

    ۷- مصاحبه استخدامی:

مصاحبه در فرآیند گزینش و استخدام، عبارت است از یک گفت و شنود رسمی و عمیق که به منظور ارزیابی شایستگی متقاضی شغل بین مصاحبه شونده (متقاضی شغل) و مصاحبه گر (کارفرما یا نماینده او) صورت می گیرد. مصاحبه گران به دنبال یافتن پاسخ به دو سؤال زیرند:

1. 1. آیا متقاضی شغل می تواند شغل مورد نظر را بر عهده گیرد؟
   2. چگونه می توان این متقاضی را با سایر متقاضیان شغل مقایسه کرد؟

مصاحبه ها چه به صورت گروهی و چه  انفرادی، دارای انواع مختلفی هستند که برخی از مهم ترین آن عبارتند از:

      ۱- مصاحبه سازمان یافته:

در این نوع مصاحبه، مصاحبه کنندگان معمولا مجموعه ای از سؤالات معین و از قبل تعیین شده را مطرح می کنند. در این نوع،هنگام طراحی سؤالات سعی در اطمینان از صحت اطلاعات، به ثبات فکری داوطلب نیز پی برده شود.

      ۲- مصاحبه سازمان نیافته (آزاد):

در این نوع مصاحبه، به مصاحبه شونده فرصت داده می شود تا به سؤالات مختلفی که بر حسب موضوع در طول مصاحبه مطرح می گردد آزادانه و بدون محدودیت زمانی در محیطی دوستانه پاسخ دهد. این نوع مصاحبه در مقایسه با مصاحبه سازمان یافته از صحت و قابلیت اعتماد کمتری برخوردار می باشد.

      ۳- مصاحبه ترکیبی:

در این  نوع، عملا ترکیبی از سؤالات سازمان یافته و از قبل تعیین شده و سؤالات سازمان نیافته استفاده می شود.

      ۴- مصاحبه حل مسأله:

در این روش، وضعیت یا مشکل فرضی را برای مصاحبه شونده مطرح و از او خواسته می شود که مشکل را حل نماید. پاسخها و روش حل مسأله توسط مصاحبه کنندگان مورد ارزیابی قرار می گیرد.

      ۵- مصاحبه فشار (روحی و عصبی):

این نوع مصاحبه به منظور پی بردن واکنش مصاحبه شونده به فشارهای ناشی از شغل انجام می شود. در این نوع مصاحبه عمدا وضعیت دشواری را برای فرد بوجود می آورند تا میزان تحمل فرد و چگونگی واکنش وی را در مقابل فشار بسنجند.

      × اهداف مصاحبه استخدامی:

1. جمع آوری اطلاعات لازم، به منظور پیش بینی موفقیت متقاضی در شغل مورد تقاضا
2. ارائه اطلاعات لازم در مورد سازمان به متقاضیان
3. ایجاد جو صمیمیت و صداقت در تبادل اطلاعات تا طرفین بتوانند تصمیمات خود را براساس واقعیت اتخاذ کنند.

      × نحوه انجام مصاحبه های استخدامی:

1. مصاحبه گران باید به آنچه که متقاضیان شغلی میگویند، کاملا گوش دهند و برای آن اهمیت قائل شوند.
2. باید کلیه حالات، رفتارها و عکس العمل های متقاضیان شغلی مورد مشاهده و توجه قرار گیرد.
3. باید سوالاتی که مطرح میشود، تهدیدکننده، مشکوک، گمراه کننده و گیج کننده نباشد.
4. اطلاعات و حقایق جمع آوری شده نباید مورد تفسیر شخصی مصاحبه کنندگان قرار گیرد.

      × چگونه بهترین شخص را استخدام کنیم؟

1. وضعیت آنان را از لحاظ سلامت روانی و جسمانی ارزیابی کنیم.
2. آمادگی آنان را برای ملحق شدن به گروه های غیررسمی (سازنده یا مخرب) پیش بینی نماییم.
3. علاقه یا آمادگی آنان را در زمینه خلاقیت و نوآوری ارزیابی کنیم.
4. توانمندی آنان را در برقراری ارتباط اثربخش با دیگران، مورد سنجش قرار دهیم.
5. با نگرش های آنان در رابطه با شغل و سازمان موردنظر، با همکاران، مدیریت سازمان و … آشنا شویم.
6. انگیزه اصلی آنان را برای پیوستن به سازمان، جویا شویم.
7. استعداد آنان را برای انواع فساد اداری (دزدی از وقت، کم کاری و …) بسنجیم.
8. میزان توجه یا نگرش آنان را در رابطه با زمان، ارزیابی کنیم.
9. آمادگی آنان را برای مشارکت اثربخش در گروه های کاری، بسنجیم.
10. توان آنان را برای سازگاری با تغییرات آینده در سازمان، مورد ارزیابی قرار دهیم.
11. شناخت ویژگی ها و خصایص متقاضی:

• • خصایص اخلاقی:

خصایل اخلاقی شامل صفاتی مانند قابلیت اعتماد، صداقت، پشتکار و ایمان می باشد. کارمندی که قابل اعتماد باشد، به نظارت و سرپرستی احتیاج ندارد و بر عکس نبود اعتماد، سبب افزایش هزینه عملیات می شود.

صداقت، بیانگر امانت در امور مادی و معنوی می باشد؛ در حالی که پشتکار حاکی از سرسختی فرد در مقابل مشکلات می باشد. وجود ایمان در فرد، مانع بد گمانی وی نسبت به سازمان و همکارانش می شود.

• • رشد فکری:

رسد فکری افراد با میزان هوش و ظرفیت عقلانی آن ها مرتبط است و نباید آن را با سطح تحصیلات اشتباه نمود. برای تعیین رشد فکری افراد باید به عوامل زیر توجه کرد:

• • • قدرت حافظه
    • سلاست بیان
    • تبحر در حساب و ریاضی
    • ظرفیت استدلال
    • بصیرت
    • ظرفیت درک و تشخیص

• • توانایی جسمانی:

توانایی جسمانی و بدنی در زندگی و کار افراد نقش مهمی را ایفا می کند. انجام هر کاری مستلزم سلامت، نیروی بدنی و نشاط است. بنابراین در انتخاب کارمند باید به شرایط جسمانی و توانایی فیزیکی وی پی برد.

• • توانایی و صلاحیت فنی:

افرادی وجود دارند که هم از جهت نیروی جسمانی و هم رشد فکری، در وضع مناسبی بوده و بر عکس، هم افرادی پیدا می شوند که از لحاظ هوش و نیروی بدنی پایین تر از حد معمول بوده، ولی ظرفیت تشخیص و توانایی فنی بسیار مناسبی دارند.

• • روابط اجتماعی و اجتماعی بودن:

منظور از اجتماعی بودن توجه به دو نکته است:

1. 1. 1. توانایی جوشش با مردم
      2. تحت تاثیر قرار دادن دیگران

این دو خاصیت در روان شناسی به برون گرایی و درون گرایی تعبیر می شود.

• • علایق شخصی:

بعضی افراد با وجود آنکه برای تصدی یک شغل معین واجد شرایط بوده ولی نسبت به امور محوله علاقه خاصی از خود نشان نمی دهند. بر عکس افرادی نیز وجود دارند که برای انجام کارهایی ابراز علاقه می کنند ولی فاقد شایستگی های لازم می باشند.

انتخاب ابزار سنجش مناسب

یکی از دشوارترین و پیچیده ترین تصمیمات مدیریت منبع انسانی، انتخاب ابزار مناسب برای ارزیابی داوطلبان ورود به سازمان است. در این مرحله، مدیریت منابع سازمان و متخصص روانشناسی کار و کارکنان باید به سؤال های زیر پاسخ دهند:

1. 1. آیا پرسشنامه ای که به منظور بررسی سوابق قبلی داوطلبان تهیه شده است؟
   2. آیا اعتبار و پایایی آزمون هایی که به کار گرفته خواهند شد، قبلاً محاسبه شده اند؟
   3. آیا مصاحبه استخدامی به وسیله متخصص روانشناسی کار و کارکنان انجام خواهد گرفت؟
   4. آیا برای انجام معاینه جسمانی و روانشناختی با افراد متخصص قراردادی بسته شده است؟
   5. آیا آزمون ها، پاسخنامه ها، راهنمای آزمون و برگه شرح حال مختصر (که باید پر شود)، به تعداد کافی چاپ و شماره گذاری شده اند؟

  – اشتباهات رایج در استخدام و گزینش کارکنان:

طراحانی که سوالات گزینش را بر اساس شایستگی و شخصیت داوطلب تهیه می‌کنند، به سادگی اعلام می‌کنند که تست آن ها، تنها برای خودآگاهی و آموزش، مفید است اما برای استخدام داوطلبان خیر.

    × اشتباه اول

اعتماد و اتکا به یک مصاحبه برای ارزیابی یک داوطلب

    × اشتباه دوم:

عدم بررسی دقیق سابقه متقاضی به دلایل مختلف.

    × اشتباه سوم:

مصاحبه کننده در لحظات اول تصمیم خود را درباره متقاضی اتخاذ نماید.

    × اشتباه چهارم:

مصاحبه کننده معمولا از مصاحبه شونده که نظرات مشابهی با نظرات وی دارد، ارزیابی بهتری به عمل می آورد.

  – راه‌ حل‌ هایی برای پیشگیری از اشتباه‌ های استخدام و گزینش:

• ارزیابی متقاضی، تنها بر حسب تخصصی که مورد نیاز شما در فرم مورد نظر است.
• از مقیاس‌ های معتبر در تعیین مهارت تخصصی مورد نیاز در آن شغل به خصوص استفاده نماید و شیوه ارائه مهارت متقاضی (نه فقط ویژگی‌ های اخلاقی) را مورد بررسی قرار دهید.
• یک بررسی تحلیلی در تخصیص و مهارت‌ هایی که در پست شغلی مورد نظر شما مورد نیاز است انجام دهید.
• مهارت‌ های مورد نیاز و پرسش‌ های گزینش آن تخصص را به روز نمایید.

    ۲- بهترین خدمات پاسخگو را ارائه نمایید:

• یک انتخاب مشاور برای شرکت شما ضروری است.
• یک فرم انتخاب چند گزینه‌ ای که بیشترین هماهنگی را با نیازهای شما داشته باشد فراهم کنید.
• به کارمندان خود در انتخاب و گزینش کارکنان کمک کنید؛ مثلا در قسمت مصاحبه یا سایر مراحل گزینش.

  – مصاحبه اثربخش:

با کاستی های مصاحبه ولی می توان  از آن به عنوان شیوه ای مفید در ارزیابی متقاضیان استفاده کرد. رعایت نکات زیر به اثر بخشی مصاحبه کمک می کند:

1. مصاحبه باید سازمان یافته و روش مصاحبه باید معلوم باشد.
2. مصاحبه گر، سؤال ها را با استفاده از فهرست از پیش تهیه شده و با ترتیب خاص مطرح کند.
3. مصاحبه گر، ضمن مصاحبه یادداشت بردارد و به حافظه خود متکی نباشد.
4. مصاحبه گر، باید درباره شغلی که برای تصدی آن با افراد مصاحبه می کند، اطلاعات کافی داشته باشد.
5. حتی الامکان از دادن اطلاعات قبلی درباره متقاضی به مصاحبه گر خودداری شود.
6. مصاحبه گران، باید ویژگی های لازم برای مصاحبه را داشته و برای این کار آموزش دیده باشند.

منابع:

• ابطحی، سید حسین. ۱۳۸۸مدیریت منابع انسانی- رشته مدیریت. انتشارات دانشگاه پیام نور.
• کادور، جان. (ترجمه احمد لطیفیان، محمّد لگزیان) ۱۳۸۰ .چگونه بهترین شخص را استخدام کنیم (قابل استفاده برای مدیران، مصاحبه کنندگان و مصاحبه شوندگان استخدام) مشهد : رواق مهر.