شرح شغل چیست ؟
در هر سازمان، فعالیت هایى وجود دارد که بایستى براى سهولت پیشبرد آن ها، به اداره ها و واحدها و پست ها و وظایف کوچک تقسیم شود تا فعالیت ها با کارآیى بیشترى انجام گردد و امر کنترل، به راحتى صورت گیرد. کوچک ترین واحد کار که وظایف مشابه در آن جمع مى شود، شرح شغل نامیده مى شود. تجزیه و تحلیل شغل، به دنبال تعیین وظایف مشاغل و خصوصیات انسانى مورد نیاز براى انجام آن مشاغل در یک سازمان مى باشد.
تعریف شرح شغل یا تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی است که از طریق آن، ماهیت و ویژگی های هر یک از مشاغل در سازمان، بررسی می گردد و اطلاعات کافی درباره آن ها جمع آوری و گزارش می شود.
بنا به تعریف دیگری، تجزیه و تحلیل شغل، شرح خلاصه وظایف و مسئولیت های شغل، رابطه آن شغل با مشاغل دیگر دانش و مهارت های لازم برای انجام دادن آن و شرایط کار است.
ضرورت انجام شرح شغل چیست؟
- هنگامى که مشاغل جدید ایجاد و توسعه داده مى شود.
- هنگامى که سازمان ایجاد مى شود، در واقع تجزیه و تحلیل شغل، براى اولین بار صورت مى گیرد.
- هنگامى که مشاغل بر اثر تکنولوژى جدید، روش ها یا سیستم هاى جدید، تغییرات قابل ملاحظه اى داشته باشند.
هدف از شرح شغل چیست؟
- کاربردها و ارتباط تجزیه تحلیل شغل با دیگرحوزه های منابع انسانی
- دانش، مهارت های لازم برای تصدی شغل
- شرح خلاصه فعالیت ها و مسئولیت های هر شغل
- رابطه بین مشاغل
- شرایط کاری و محیطی مورد نیاز هر شغل
روش های جمع آوری اطلاعات شرح شغل
– ثبت وقایع:
در این روش، از متصدی شغل خواسته می شود تا فعالیت های روزانه خود را یادداشت نماید. این روش، بهترین روش برای دستیابی به اطلاعات دست اول است، اما به دلیل دشوار بودن، این کار باید برای مدت زیادی انجام گردد تا تمام جزئیات کار ثبت گردد و این امر هزینه این کار را افزایش می دهد.
– نشست متخصصان:
در این روش، جلساتی تشکیل می شود و از کسانی که دانش و اطلاعات زیادی درباره شغل دارند، دعوت و نظرخواهی می شود و سرپرستان شغل، ویژگی های شغل را برای تحلیل گر بیان می نمایند و اگرچه این روش برای جمع آوری اطلاعات مفید است، برداشت متصدی شغل از شغلش و همچنین واقعیات شغل، یعنی اینکه واقعا کار به چه شکل انجام و در چه شرایطی انجام می گیرد، نادیده گرفته می شود.
– مشاهده مستقیم:
تحلیل گر شاغل یا شاغلان را تحت نظر قرار می دهد و از طریق یادداشت، طریقه انجام کار را شرح می دهد. ترکیب روش مشاهده و دیگر روش های تجزیه و تحلیل شغل معمولاً نتایج رضایت بخشی را در بر داشته است، ولی این روش برای مشاغلی مانند کار یک محقق و یا ریاضیدان و وکیل دادگستری، مناسب نیست.
– مصاحبه:
تحلیل گر با کسانی که اطلاعاتی را درباره شغل دارند، ارتباط برقرار می کند و طی جلساتی، اطلاعات لازم را جمع آوری می نماید. مصاحبه به دو شکل آزاد و بسته انجام می پذیرد.
- مصاحبه به صورت آزاد چهارچوب مشخص و از پیش تعیین شده ای ندارد و مسیر و شکل آن، با توجه به جو مصاحبه میان مصاحبه کننده و مصاحبه شونده مشخص می شود.
- بر خلاف مصاحبه آزاد، در مصاحبه بسته سوالات از قبل مشخص و به ترتیب مطرح می شود و در این صورت می توان مطمئن بود که جنبه هایی از شغل در نظر گرفته می شود و همچنین قابلیت تطبیق و مقایسه اطلاعات، از مزیت های دیگر مصاحبه بسته است.
× مزایای مصاحبه
دو طرف رو در رو با یکدیگر صحبت می کنند و در این ارتباط مستقیم، مسائلی آشکار می شوند که معمولاً در روش های دیگر پنهان است
× معایب مصاحبه
به دلیل امکان جمع آوری اطلاعات نادرست، روایی و پایایی این روش پایین است. علت این اشتباهات می تواند بیان نادرست مصاحبه گر یا فهم غلط مصاحبه شونده باشد که بهتر است برای کاهش این مشکل مصاحبه برنامه ریزی دقیقی داشته باشد، سوالات به دقت طرح گردد و اطلاعات از منابع مختلف جمع آوری شود.
× مصاحبه گروهی:
مصاحبه گروهی همانند مصاحبه انفرادی است؛ با این تفاوت که در یک زمان، با همه کسانی که مشاغل یکسان دارند، مصاحبه انجام می گیرد. از مزایای آن این است که اطلاعات دقیق تری به دست می آید، ولی ایراد آن این است که مسائلی نظیر پویایی گروه و هنجارهای گروه و مسائلی از این نظیر در عضو شدن در گروه توأم است و ممکن است اثربخشی این روش را کاهش دهد.
– پرسشنامه:
پرسشنامه هایی که برای تجزیه و تحلیل شغل طراحی می شود، بین چهار تا شش صفحه شامل دو نوع سوالات عینی و قضاوتی هستند.
روش های مختلف طراحی شغل
– روش مدیریت علمی:
تقسیم کار باید مبنای طراحی مشاغل قرار گیرد، زیرا تنها از این راه است که کارکنان، بیشترین بازدهی را خواهند داشت. بهترین طرح برای هر شغل آن است که حرکات اضافی برای انجام دادن آن را حذف کرده باشد. پیشنهاد می شود از روش های حرکت سنجی و زمان سنجی استفاده شود. نکاتی که تیلور در طراحی شغل مدنظر قرار می‌داد، شغل باید به وظایف و مسئولیت هایی محدود شود که می توان به بهترین وجه از عهده آن ها بر آمد. شاغل باید فنون و مهارت های خاص هر شغل را آموخته باشد. ابزار و وسایل کار باید در دسترس کارکنان قرار داده شود تا از تعداد حرکات غیرضروری کاسته شود.
– روش انگیزشی:
تقسیم کار به اجزای کوچک تر، عواقب زیان باری چون نارضایتی، فشارهای عصبی و افت عملکرد کارکنان را در پی داشته است. بر اساس روش انگیزشی، مشاغل باید به گونه ای طراحی شوند که باعث رضایت کارکنان و ایجاد انگیزه در آنان گردند.
– روش سیستمی:
در این روش، به جای طراحی تک تک مشاغل، سیستم کار به نحوی طراحی شود که ابعاد اجتماعی و فنی کار مکمل یکدیگر باشند. در این روش، کار از نظر هر کسی که از نتایج حاصل از کار ذینفع باشد، بررسی می شود و تأثیر فعالیت و عمکرد هر یک از این گروه های مرتبط با کار، در فرایند کار مورد بحث قرار می گیرد. بر اساس اطلاعات بدست آمده، سیستم کار طوری طراحی می گردد که هم نیازهای انسانی و اجتماعی کارکنان برآورده شود و هم ضرورت های فنی کار انجام شود.
مراحل انجام شرح شغل
اولین گام از مراحل تحلیل شغل بررسی همسویی مشاغل با اهداف سازمان است. در گام بعدی باید هدف از انجام تجزیه و تحلیل شغل مشخص گردد و سپس حمایت مدیر عالی برای انجام کار جلب شود.
در این مرحله، شغل مورد نظر تعیین و اسناد موجود در مورد شغل مورد بازبینی قرار می گیرد. سپس روابط بین شاغل و مدیر و روش انجام تجزیه و تحلیل شغل مشخص می شود.
- انجام شرح شغل: در اینجا اطلاعات شغلی جمع آوری، بازبینی و ترکیب می شود. برای تجزیه و تحلیل شغل، روش هایی وجود دارد که در ادامه به آن پرداخته می شود.
- تهیه شرح شغل: فرمتی برای نوشتن اطلاعات جمع آوری شده تهیه کنید تا اطلاعات شرح شغل را در آن ثبت کنید.
- تهیه شرایط احراز شغل: با توجه به اطلاعات شغل، شرایط تصدی شغل مورد نظر را تهیه کنید. اینکه چه کسی با چه مهارت، دانش و شرایط جمعیت شناختی می تواند متصدی شغل مورد نظر شود، در اینجا یادداشت شود.
- طراحی شغل: اگر شغل مورد نظر، نیاز به تغییراتی دارد، در طراحی شغل قرار می گیرد.
- به روز نگه داشتن شرح شغل و شرایط احراز شغل و طراحی مجدد شغل در صورت نیاز به اصلاح
مزایای شرح شغل
- ارزیابی عملکرد کارکنان؛ تجزیه و تحلیل شغل مکمل دستورالعمل ارزیابی عملکرد و سنجش فعالیت های کارکنان است که از این طریق می توان با احتیاجات شغلی افراد آشنا شد.
- روش رضایت بخش کار مشخص می شود و روش های استخدامی اصلاح می گردد.
- نقاط قوت و ضعف در محیط کار مشخص می شود.
- امکان تعیین درست ارزش پولی هر شغل، با تجزیه تحلیل شغل قابل ارزیابی می باشد.
- تجزیه تحلیل شغل در زمینه ایمنی و بهداشت، می تواند در کاهش نرخ حوادث و افزایش ایمنی شرایط کاری کاربردی باشد.
- فراهم شدن زمینه برای برنامه ریزی و تنظیم جدول پیشرفت کارکنان در طول خدمت و مشخص شدن آینده شغلی پرسنل، از دیگر مزایای تجزیه و تحلیل شغل می باشد.
معایب شرح شغل
– واکنش کارکنان:
طبیعی است که کارکنان در برابر هر پدیده ای که ناشناخته است واکنش نشان دهند؛ بنابراین لازم است قبل از هر اقدامی، هدف از تجزیه و تحلیل صریح و بدون هیچگونه ابهامی برای متصدی شغل تشریح نمود؛ زیرا ممکن است وی دچار این توهم شود که هدف از این کار، افزایش و یا کاهش حدود اختیارات و وظایف وی است.
– کاستی های فرایند تجزیه و تحلیل شغل:
ممکن است در نتیجه تجزیه و تحلیل شغل، تصویر مبهمی از شغل ارائه گردد و این احتمال همیشه حتی هنگامی که تجزیه و تحلیل به دقت انجام گرفته باشد نیز وجود دارد؛ علت این است که افراد دیدگاه های متفاوتی به یک شغل دارند و نتیجه این می شود که گاهی با سوالاتی درباره وظایف یک شغل، پاسخ های متفاوت یا حتی متناقضی داده می شود. به همین صورت ممکن است تحلیل گر از آمار، ارقام و اطلاعات به دست آمده را به صورت های گوناگون تعبیر و تفسیر کنند و دلیل دیگر تغییر و تحول تدریجی بسیاری از مشاغل در طول زمان است.
این تغییرات ممکن است به دلیل تغییر رویه انجام کار، تکنولوژی آن یا تجربه و مهارت شاغل باشد؛ بنابراین لازم است اطلاعات بدست آمده، در فواصل معینی مجدداً مورد بررسی قرار گیرد تا هماهنگ با واقعیت گردد.
نتیجه گیری
تجزیه و تحلیل شغل، نه تنها برای مدیران منابع انسانی و مدیران سایر واحدها، بلکه برای یک کارجو هم مفید است. اگر شخصی در جست و جوی کار بوده و بتواند موقعیت شغلی مطلوب خود را به درستی و دقت، تجزیه و تحلیل کند، نه تنها می تواند به یادگیری هدفمند و توسعه منظم توانمندی هایش بپردازد، بلکه در جلسه مصاحبه شغلی هم، این پیام را که: «من گزینه مناسبی برای شما هستم.» را به بهترین شیوه به طرف مقابل منتقل کند.
منابع فارسی:
سعادت، اسفندیار.(۱۳۹۴). مدیریت منابع انسانی. تهران: انتشارات سمت.
سیدجوادین، سیدرضا.(۱۳۹۴) مبانی و کاربردهای مدیریت منابع انسانی و امورکارکنان، تهران: انتشارات نگاه دانش
علوی، امین.(۱۳۷۸). ارزشیابی عملکرد کارکنان، نظریه¬ها، اصول و روش¬ها، تهران، مرکز آموزش مدیریت دولتی.
منابع لاتین:
Barbuda, Singh; Job analysis for a changing workplace, USA: Human Resource Management Review, 2008, p12.
دریافت وقت مشاوره کسب و کار
ثبت ديدگاه