مدیریت عملکرد (افزایش بهره وری)Reviewed by مرکز مشاوره اکسیر on Sep 21Rating: 5.0مدیریت عملکرد (افزایش بهره وری)سازمان ها بايد نوعی چرخش از نظام های سنتی به نظام های جديد مديريت عملكرد انجام دهند. همچنين سازمان ها نبايد به دنبال يک راه حل سريع باشند كه بلافاصله باعث بهبود بهره وری و عملكرد آن ها شود.

هدف از تاسيس هر موسسه، سازمان يا شركت تجاری، كسب سود و تداوم حيات آن می باشد. برای رسیدن به اين هدف، سازمان ها تلاش می كنند تا با افزايش بهره وری عوامل توليد، هزينه های خود را كاهش داده و بر سود خود بيفزايند. در جهان رقابتی امروز که بهره وری در همه زمینه ها افزایش یافته است، تنها سازمان هایی می توانند در این دنیای پرتلاطم باقی بمانند که به بهترین وجه، از منابع خود استفاده نموده و بیشترین بهره وری را داشته باشند.

یکی از منابع مهم سازمانی، نیروی انسانی است كه می بايست به نحوی شايسته هدايت گرديده و در جهت تحقيق و دستيابی به اهداف سازمان، آموزش‌ های لازم را فرا گيرد؛ تا جايی كه به طور كامل به اهداف و انتظارات سازمان واقف گردیده و در جهت نيل به آن ها كوشش نمايد.

مدیریت عملکرد مناسب و مدرن

برای دستيابی به چنين هدفی، نظام های سنتی مديريت عملكرد كه بيشتر، از برتری و شايستگی فردی كاركنان حمايت می كنند و ديدگاهی منفی و تنبيهی داشته و بر گذشته تاكيد می نمايند، فاقد كارآيی و اثر بخشی لازم می باشند. از سوی ديگر، رويكرد مديريت عملكرد كه بر توسعه مهارت ها و توانایی های لازم برای انجام مطلوب كار تأكيد و از مسئوليت های جمعی حمايت می كند و ديدگاهی مثبت و مبتنی بر آينده دارد و در آن واژه‌ های «گفتگو»، «درک مشترک» و «تعهد متقابل» واژه‌های كليدی محسوب می شوند، برای نيل به اهداف سازمان های نوين و مترقی امروزی مناسب می باشد.

تعریف مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد، ترجمه عبارت انگلیسی «Performance Management» می‌ باشد که تعاریف متعددی از آن شده است، موارد زیر از آن جمله‌ اند:

  • مدیریت عملکرد را می‌ توان مجموعه‌ ای از اقدامات و اطلاعات تلقی کرد که به منظور افزایش سطح استفاده بهینه از امکانات و منابع، در جهت دستیابی به هدف ها به شیوه‌ ای اقتصادی توام با کارایی و اثربخشی صورت می‌ گیرد.
  • مدیریت عملکرد اصطلاح عامی برای آن دسته از فعالیت های سازمانی است که با مدیریت امور و مسئولیت های شغلی و رفتاری کارکنان سر و کار دارد. مدیریت عملکرد، راهی برای تسهیل برقراری ارتباط و ایجاد تفاهم بین کارکنان و سرپرستان است و به پیدایش محیط مطلوب‌ تر کاری و تعهد بیشتر نسبت به کیفیت خدمات منجر می‌ شود.

مدیریت عملکرد

ارتباطات دو جانبه بین سرپرستان و کارکنان

با توجه به تعاریف فوق، می‌ توان مدیریت عملکرد را رویکردی دانست که با استفاده از ارتباطات دو جانبه بین سرپرستان و کارکنان، باعث تفهیم خواسته ها و انتظارات سازمان از کارکنان از یک سو و انتقال خواسته ها و تقاضاهای کارکنان به سرپرستان و مدیریت سازمان از سوی دیگر، محیطی را جهت استفاده بهینه از کلیه امکانات و منابع در جهت تحقق اهداف سازمان پدید می‌آورد.

مدیریت عملکرد باعث می‌ شود تا سرپرستان به آسانی عملکرد ضعیف کارکنان را تشخیص و در جهت بهبود آن اقدام نموده و از سوی دیگر، با دادن پاداش های مناسب به عملکرد مطلوب کارکنان، عملکردهای مطلوب را ترغیب و تکرار پذیری آن ها را افزایش دهند.

  • مدیریت عملکرد فرایندی است که هم ارزشیابی عملکرد و هم نظام های انضباطی و خط مشی‌ های رسیدگی به شکایات را به عنوان ابزار مدیریتی خود در بر می‌ گیرد. فنون و ابزار این مدیریت برای بالا بردن بهره‌ وری کارکنان و کسب مزیت رقابتی سازمان به کار می‌ رود.
  • مديريت عملكرد رويكردی است كه با دادن آموزش های لازم به نيروی كار و همچنين برقراری يک نظام منصفانه در ارزيابی عملكرد كاركنان و نيز برقراری نظام های حقوق و مزايا و پاداش های مبتنی بر عملكرد، سعی در ايجاد همدلی بين كاركنان و سرپرستان دارد تا از اين طريق، اهداف كاركنان را با اهداف سازمان همسو نموده و بر بهره وری نيروی انسانی بيفزايد.

تعریف بهره‌ وری

  • در زبان فارسی کلمه بهره‌ وری به عنوان معادل واژه انگلیسی (Productivity) مطرح گردیده است. در برخی از متون دیگر، معادل هایی نظیر راندمان، بازدهی، قدرت تولید، قابلیت و باروری کارآمد جایگزین واژه مذکور شده‌ اند. بهره‌ وری به تعبیر کلی معیار سنجش این امر است که مصرف منابع به عنوان ورودی (نهاده‌ ها) برای تولید خروجی (ستانده‌ های) مورد نیاز جامعه در دراز مدت چقدر موثر و کارآمد است.
  • تعریف دیگری که از دیدگاه سیستمی برای بهره‌ وری ارائه شده است، بهره‌ وری از این دیدگاه، ارتباط بین داده‌ ها (Inputs) و ستانده‌ ها (Outputs) را مشخص می‌ کند. بر این اساس، بهره‌ وری نشان‌ دهنده میزان کارآیی ترکیب عوامل در فرایند تولید است؛ یعنی اگر از امکانات، خوب استفاده شود، بهره‌ وری نیز افزایش می‌ یابد. بنابراین در صورتی که از نیروی انسانی به عنوان یکی از عوامل تولید به خوبی استفاده شود، بهره‌ وری نیروی انسانی نیز افزایش خواهد یافت.
  • بهره‌ وری به طور کلی دارای دو مولفه است. مولفه نخست کارآیی و مولفه دیگر اثربخشی انجام فعالیت است. کارآیی به توانایی به دست آوردن ستاده از داده کمتر اطلاق می‌ شود، به عبارت دیگر، خوب کار کردن همان کارآیی است. اثربخشی به تطبیق نتایج حاصل از انجام کار با هدف های مورد نظر اطلاق می‌ گردد و به دیگر سخن، کار خوب کردن را می‌ توان اثربخشی نامید. بنابراین در یک تعریف کلی بهره‌ وری عبارت است از: «درست انجام دادن کار درست.»

اصول مديريت عملكرد

  • برای هر مسئله پاسخی خاص می توان يافت.
  • ارزش ها چيزی فراتر از قابليت سود آوری می باشند.
  • مديريت عملكرد، نوعی فرايند اساسی كسب و كار است.
  • توجه خاص به قدرت حاصل از تبادل اطلاعات.

عوامل مؤثر در توفيق مديريت عملكرد

  • همسويی و هماهنگی مديريت ارشد سازمان در برقراری فرايند مديريت عملكرد و حمايت همه جانبه از آن
  • آمادگی مديريت ارشد سازمان برای انجام تغييرات لازم در فرايند فعلی، در صورت لزوم
  • هماهنگی كامل نظام مديريت عملكرد با ساير نظام های سازمان 
  • برقراری آموزش های لازم و مناسب جهت اجرای هر چه بهتر مديريت عملكرد درسازمان 
  • دخالت مستقيم كاركنان در اجرای مديريت عملكرد
  • روش های اجرای مديريت عملكرد، بايد به نحوی باشد كه هم با اهداف و انتظارات سازمان و هم با خواسته ها و نيازهای كاركنان همسو باشد.
  • بايد عملكرد سازمان مورد ارزيابی قرار گيرد نه عملكرد فرد يا افراد.
  • عوامل مهم موفقيت و معيارهای عملكرد مطلوب را تعيين نمايند.
  • فرهنگ سازمانی را ارتقاء بخشيده يا فرهنگ سازمانی مطلوب و متناسب با اهداف مديريت عملكرد ايجاد نمايند.
  • فرايندهای سازمانی و عملكرد كاركنان را دائماً مورد بررسی قرار داده و در جهت بهبود آن ها بكوشند.
  • يک بانک اطلاعاتی جهت جمع آوری و اعمال نتايج بدست آمده در سيستم های منابع انسانی و تصميم گيری های آتی سازمان تشكيل دهند.
  • رفتارها و مسئوليت های شغلی كاركنان را مستند سازی نمايند.
  • تعيين و تعريف انتظارات عملكردی مورد نظر سازمان‌ ها و تفهيم آن ها به كاركنان
  • ايچاد چار چوب مناسب براي برقراري ارتباطات بين سرپرستان و كاركنان
  • هم جهت كردن اهداف و انتظارات سازمان با اهداف و خواسته‌ های كاركنان
  • پديد آوردن فرصت مناسب برای ارزيابی مداوم كاركنان و هدايت و تشويق آن ها در جهت نيل به اهداف سازمان توسط سرپرستان
  • برقراری نظامی مشاركتی در تمام سطوح سازمانی به طوری كه اهداف و خواسته‌ های سازمان به آسانی به كاركنان منتقل شده و از سوی ديگر، انتظارات كاركنان نيز به سهولت به اطاع سرپرستان و مديريت سازمان برسد.
  • برقراری نظام پاداش و جبران مطلوب و متناسب با عملكرد كاركنان
  • ارتقاء سطح رضايت مندی كاركنان

فرايند مديريت عملكرد

فرآيند مديريت عملكرد، يک فرآيند چرخه‌ ای است كه با برنامه‌ ريزی عملكرد آغاز می شود. برنامه‌ ريزی عملكرد نیز شامل دو بخش می باشد كه عبارتند از:

  • تعريف نقش ها و مسئوليت های كاركنان و معيارها و انتظارات عملكرد كه خود می تواند كاركنان را از نحوه مشاركت آن ها در راهبرد سازمان آگاه نمايد. در اين بخش، كاركنان با اهداف كلان سازمان و راهبردهای دستيابی به آن ها به طور كامل آشنا می گردند و از خواسته ها و انتظارات سازمان آگاهی می يابند.
  • تهيه و تدوين اهداف مشخص برای كاركنان كه اين كار نيز بر مبنای وظايف، نقش ها و مسئوليت های خود كاركنان انجام می شود.

هر دو بخش فوق‌الذكر، در چهار مرحله برنامه‌ ريزی و اجرا می شوند:

  1.  تعريف نقش ها و مسئوليت ها و تعيين اهداف از سوی سرپرستان و با استفاده از داده‌ های دريافتی از كاركنان به طور مشاركتی انجام می شود.
  2.  سرپرست به اتفاق كارمند و به طور مشترک نسبت به تدوين راهبردهای لازم برای دستيابی به اهداف تعيين شده اقدام می نمايند.
  3. سرپرست به اتفاق كارمند در مورد روشی كه براي ارزيابی عملکرد و پيشرفت كارمند مورد استفاده قرار خواهد گرفت، تصميم‌ گيری می نمايند.
  4. سرپرست با انجام ارزيابی های لازم بر پيشرفت عملكرد كارمند نظارت نموده و بازخورد اصلاحی لازم را به او ارائه می نمايد و به هدايت وی می پردازد؛ گاهی نيز سرپرست در انتظارات خود تجديد نظر نموده و آن ها را تعديل می نمايد.

مزايای مديريت عملكرد

  الف) از ديدگاه سازمانی:

  1. با اعمال رویکرد مذکور، ارزش های سازمانی تقویت می‌ شوند.
  2. کارمندان و سرپرستان راحت‌ تر با هم گفتگو می‌ کنند و اهداف مورد نظر سازمان بهتر محقق می‌ گردد.
  3. اهداف، مقاصد و اولویت های سازمانی به طور واضح و مشخص در دسترس همگان قرار می‌ گیرد.
  4. ايجاد موازنه بين فشارهای كوتاه‌ مدت برای توليد و نياز بلندمدت رشد و توسعه حرفه‌ ای كاركنان
  5. ايجاد تعهد سازمانی پايدار، جهت دادن پاداش های لازم به فعاليت های برتر در محل كار
  6. برقراری نوعی تناسب بين فرهنگ سازمان و خط مشی های ارزشيابی آن
  7. با ساختار سنتی و ناکارآمد حقوق و دستمزد مقابله می‌ شود و پرداخت ها بیشتر بر عملکرد و کارایی افراد متمرکز می‌ گردد.

  ب) از ديدگاه سرپرستان:

  1. ارزشیابی کارکنان راحت‌ تر انجام شده و تاثیر ارزشیابی‌ ها در افزایش بهره‌ وری کارکنان بیشتر می‌ شود.
  2. سرپرستان با هدایت کارکنان، اهداف آن ها را با اهداف سازمان همسو می‌ نمایند.
  3. ايجاد فضای مناسب جهت برقراری ارتباط و گفتگوی صريح، بی تكلف و دوجانبه بين سرپرستان و كاركنان
  4. تصميم‌ گيری سرپرستان و كاركنان زير مجموعه
  5. سرپرستان صرفاً به ابعاد منفی عملكرد كاركنان تاكيد نمی كنند و جنبه‌ های مثبت عملكرد آن ها، بيشتر مورد توجه می باشد.
  6. سرپرستان علاقه‌ مند به تشريح نظام ارزشيابی و چگونگی اعمال آن برای كاركنان می باشند و در توضيح فرآيند مذكور، جديت لازم را به عمل می آورند.
  7. اعمال نظام ارزشيابی مديريت عملكرد بر عهده سرپرستان آماده و آگاه و جدی می باشد كه اشراف كامل بر عملكرد واقعی كاركنان زير مجموعه خود را دارند.
  8. خودارزشیابی کارکنان، بخشی از فرایند بازخورد رسمی است.

  ج) از ديدگاه كاركنان:

  1. دشمنی بین افراد سازمان کاهش یافته و خطر ناشی از اعمال خشونت بین کارکنان کاهش می‌ یابد.
  2. پرداخت حقوق و مزایا، پاداش ها و سایر پرداخت های جبرانی، بر اساس ارزش عملکرد و کارایی افراد متمرکز است.
  3. کارکنان وظایف خود را بهتر درک کرده و با راهنمایی سرپرستان، در رسیدن به اهداف سازمان تلاش می‌ نمایند.
  4. عملكردهای كاركنان به طور كامل و به صورت ملموس، واضح و روشن اندازه‌ گيری و هدايت می شوند.
  5. ارزشيابی عملكرد كاركنان باعث افزايش و تشويق رشد حرفه‌ ای شده و انتقال فرهنگ آن را تسهيل می نمايد.
  6. به كاركنان فرصت اظهار نظر درباره مسايل، اهداف و برنامه‌ ها و همچنين بحث و تبادل نظر درباره آن ها داده می شود تا در محيطی صميمی نظرات خود را به سرپرست منتقل نمايند.
  7. كاركنان، بازخورد كافی و مستمر را از طريق منابع مختلف (سرپرستان، مشتريان، همكاران و…) دريافت می‌ کنند تا از موقعيت خود در مورد عملكرد مورد انتظار، آگاهی كسب نمايند.
  8. خودارزشيابی كاركنان بخشی از فرآيند بازخورد رسمی است.

معايب مديريت عملكرد 

  1. سازمان ها، نظام های مديريت عملكرد را با نظام های ارزيابی عملكرد اشتباه می گيرند و آن ها را معادل هم قلمداد می كنند.
  2. بيشتر نظام های مديريت عملكرد، به جای جوهره و ذات دارای پپیش‌ پا افتادگی و عرض می باشند.
  3. بعضاً مديريت عملكرد را به عنوان نظام نظارت تحميلی تلقی می کنند تا اين كه آن را به عنوان يک نظام توسعه‌ ای در نظر بگيرند.
  4. در بيشتر سازمان ها، واحدهای منابع انسانی تنها واحدهای مسئول طراحی و كنترل نظام مديريت عملكرد می باشند. حال آن كه اين نظام، يک رويكرد مشاركتی و فراگير سازمانی است كه بايد توسط كليه واحدهای سازمانی اعمال و اجرا گردد.
  5. بسياری از سرپرستان فاقد مهارت های لازم، برای اعمال يا بهبود مديريت عملكرد می باشند.

نتيجه گيری و پيشنهادات

سازمان ها بايد نوعی چرخش از نظام های سنتی به نظام های جديد مديريت عملكرد انجام دهند. همچنين سازمان ها نبايد به دنبال يک راه حل سريع باشند كه بلافاصله باعث بهبود بهره وری و عملكرد آن ها شود. مديريت عملكرد يک فرآيند مستمر بهبود عملكرد می باشد كه در بلند مدت به نتيجه لازم می رسد و باعث كمک به مديريت سازمان در يافتن راه هايی می شود كه بتواند به نحو بهتری از شغل سازمانی و كاركنان خود در جهت نيل به اهداف سازمان حمايت نمايد.

 

منابع و مأخذ:

ابيلی، خدايار و موفقی، حسن، (1382). دريچه ای بر مفاهيم نوين مديريتی، تهران: نشر شيوه .

خوشوقتی، آرمين، (1384). ارزيابي عملكرد كاركنان (مقاله)، سايت راهکار و مديريت.

دفتر بهبود مديريت و ارزيابي عملكرد معاونت امور مديريت و منابع انسانی، ارزيابی عملكرد (مقاله)، (1382). سازمان مديريت و برنامه ريزی كشور.

نویسنده: محبوبه امید نژاد

مشاوره تلفنی مرکز مشاوره اکسیر