هدف از تاسیس هر موسسه، سازمان یا شرکت تجاری، کسب سود و تداوم حیات آن می باشد. برای رسیدن به این هدف، سازمان ها تلاش می کنند تا با افزایش بهره وری عوامل تولید، هزینه های خود را کاهش داده و بر سود خود بیفزایند. در جهان رقابتی امروز که بهره وری در همه زمینه ها افزایش یافته است، تنها سازمان هایی می توانند در این دنیای پرتلاطم باقی بمانند که به بهترین وجه، از منابع خود استفاده نموده و بیشترین بهره وری را داشته باشند.
یکی از منابع مهم سازمانی، نیروی انسانی است که می بایست به نحوی شایسته هدایت گردیده و در جهت تحقیق و دستیابی به اهداف سازمان، آموزش های لازم را فرا گیرد؛ تا جایی که به طور کامل به اهداف و انتظارات سازمان واقف گردیده و در جهت نیل به آن ها کوشش نماید.
مدیریت عملکرد مناسب و مدرن
برای دستیابی به چنین هدفی، نظام های سنتی مدیریت عملکرد که بیشتر، از برتری و شایستگی فردی کارکنان حمایت می کنند و دیدگاهی منفی و تنبیهی داشته و بر گذشته تاکید می نمایند، فاقد کارآیی و اثر بخشی لازم می باشند. از سوی دیگر، رویکرد مدیریت عملکرد که بر توسعه مهارت ها و توانایی های لازم برای انجام مطلوب کار تأکید و از مسئولیت های جمعی حمایت می کند و دیدگاهی مثبت و مبتنی بر آینده دارد و در آن واژه های «گفتگو»، «درک مشترک» و «تعهد متقابل» واژه‌های کلیدی محسوب می شوند، برای نیل به اهداف سازمان های نوین و مترقی امروزی مناسب می باشد.
تعریف مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد، ترجمه عبارت انگلیسی «Performance Management» می باشد که تعاریف متعددی از آن شده است، موارد زیر از آن جمله اند:
- مدیریت عملکرد را می توان مجموعه ای از اقدامات و اطلاعات تلقی کرد که به منظور افزایش سطح استفاده بهینه از امکانات و منابع، در جهت دستیابی به هدف ها به شیوه ای اقتصادی توام با کارایی و اثربخشی صورت می گیرد.
- مدیریت عملکرد اصطلاح عامی برای آن دسته از فعالیت های سازمانی است که با مدیریت امور و مسئولیت های شغلی و رفتاری کارکنان سر و کار دارد. مدیریت عملکرد، راهی برای تسهیل برقراری ارتباط و ایجاد تفاهم بین کارکنان و سرپرستان است و به پیدایش محیط مطلوب تر کاری و تعهد بیشتر نسبت به کیفیت خدمات منجر می شود.
ارتباطات دو جانبه بین سرپرستان و کارکنان
با توجه به تعاریف فوق، می توان مدیریت عملکرد را رویکردی دانست که با استفاده از ارتباطات دو جانبه بین سرپرستان و کارکنان، باعث تفهیم خواسته ها و انتظارات سازمان از کارکنان از یک سو و انتقال خواسته ها و تقاضاهای کارکنان به سرپرستان و مدیریت سازمان از سوی دیگر، محیطی را جهت استفاده بهینه از کلیه امکانات و منابع در جهت تحقق اهداف سازمان پدید می‌آورد.
مدیریت عملکرد باعث می شود تا سرپرستان به آسانی عملکرد ضعیف کارکنان را تشخیص و در جهت بهبود آن اقدام نموده و از سوی دیگر، با دادن پاداش های مناسب به عملکرد مطلوب کارکنان، عملکردهای مطلوب را ترغیب و تکرار پذیری آن ها را افزایش دهند.
- مدیریت عملکرد فرایندی است که هم ارزشیابی عملکرد و هم نظام های انضباطی و خط مشی های رسیدگی به شکایات را به عنوان ابزار مدیریتی خود در بر می گیرد. فنون و ابزار این مدیریت برای بالا بردن بهره وری کارکنان و کسب مزیت رقابتی سازمان به کار می رود.
- مدیریت عملکرد رویکردی است که با دادن آموزش های لازم به نیروی کار و همچنین برقراری یک نظام منصفانه در ارزیابی عملکرد کارکنان و نیز برقراری نظام های حقوق و مزایا و پاداش های مبتنی بر عملکرد، سعی در ایجاد همدلی بین کارکنان و سرپرستان دارد تا از این طریق، اهداف کارکنان را با اهداف سازمان همسو نموده و بر بهره وری نیروی انسانی بیفزاید.
تعریف بهره وری
- در زبان فارسی کلمه بهره وری به عنوان معادل واژه انگلیسی (Productivity) مطرح گردیده است. در برخی از متون دیگر، معادل هایی نظیر راندمان، بازدهی، قدرت تولید، قابلیت و باروری کارآمد جایگزین واژه مذکور شده اند. بهره وری به تعبیر کلی معیار سنجش این امر است که مصرف منابع به عنوان ورودی (نهاده ها) برای تولید خروجی (ستانده های) مورد نیاز جامعه در دراز مدت چقدر موثر و کارآمد است.
- تعریف دیگری که از دیدگاه سیستمی برای بهره وری ارائه شده است، بهره وری از این دیدگاه، ارتباط بین داده ها (Inputs) و ستانده ها (Outputs) را مشخص می کند. بر این اساس، بهره وری نشان دهنده میزان کارآیی ترکیب عوامل در فرایند تولید است؛ یعنی اگر از امکانات، خوب استفاده شود، بهره وری نیز افزایش می یابد. بنابراین در صورتی که از نیروی انسانی به عنوان یکی از عوامل تولید به خوبی استفاده شود، بهره وری نیروی انسانی نیز افزایش خواهد یافت.
- بهره وری به طور کلی دارای دو مولفه است. مولفه نخست کارآیی و مولفه دیگر اثربخشی انجام فعالیت است. کارآیی به توانایی به دست آوردن ستاده از داده کمتر اطلاق می شود، به عبارت دیگر، خوب کار کردن همان کارآیی است. اثربخشی به تطبیق نتایج حاصل از انجام کار با هدف های مورد نظر اطلاق می گردد و به دیگر سخن، کار خوب کردن را می توان اثربخشی نامید. بنابراین در یک تعریف کلی بهره وری عبارت است از: «درست انجام دادن کار درست.»
اصول مدیریت عملکرد
- برای هر مسئله پاسخی خاص می توان یافت.
- ارزش ها چیزی فراتر از قابلیت سود آوری می باشند.
- مدیریت عملکرد، نوعی فرایند اساسی کسب و کار است.
- توجه خاص به قدرت حاصل از تبادل اطلاعات.
عوامل مؤثر در توفیق مدیریت عملکرد
- همسویی و هماهنگی مدیریت ارشد سازمان در برقراری فرایند مدیریت عملکرد و حمایت همه جانبه از آن
- آمادگی مدیریت ارشد سازمان برای انجام تغییرات لازم در فرایند فعلی، در صورت لزوم
- هماهنگی کامل نظام مدیریت عملکرد با سایر نظام های سازمان
- برقراری آموزش های لازم و مناسب جهت اجرای هر چه بهتر مدیریت عملکرد درسازمان
- دخالت مستقیم کارکنان در اجرای مدیریت عملکرد
- روش های اجرای مدیریت عملکرد، باید به نحوی باشد که هم با اهداف و انتظارات سازمان و هم با خواسته ها و نیازهای کارکنان همسو باشد.
- باید عملکرد سازمان مورد ارزیابی قرار گیرد نه عملکرد فرد یا افراد.
- عوامل مهم موفقیت و معیارهای عملکرد مطلوب را تعیین نمایند.
- فرهنگ سازمانی را ارتقاء بخشیده یا فرهنگ سازمانی مطلوب و متناسب با اهداف مدیریت عملکرد ایجاد نمایند.
- فرایندهای سازمانی و عملکرد کارکنان را دائماً مورد بررسی قرار داده و در جهت بهبود آن ها بکوشند.
- یک بانک اطلاعاتی جهت جمع آوری و اعمال نتایج بدست آمده در سیستم های منابع انسانی و تصمیم گیری های آتی سازمان تشکیل دهند.
- رفتارها و مسئولیت های شغلی کارکنان را مستند سازی نمایند.
- تعیین و تعریف انتظارات عملکردی مورد نظر سازمان ها و تفهیم آن ها به کارکنان
- ایچاد چار چوب مناسب برای برقراری ارتباطات بین سرپرستان و کارکنان
- هم جهت کردن اهداف و انتظارات سازمان با اهداف و خواسته های کارکنان
- پدید آوردن فرصت مناسب برای ارزیابی مداوم کارکنان و هدایت و تشویق آن ها در جهت نیل به اهداف سازمان توسط سرپرستان
- برقراری نظامی مشارکتی در تمام سطوح سازمانی به طوری که اهداف و خواسته های سازمان به آسانی به کارکنان منتقل شده و از سوی دیگر، انتظارات کارکنان نیز به سهولت به اطاع سرپرستان و مدیریت سازمان برسد.
- برقراری نظام پاداش و جبران مطلوب و متناسب با عملکرد کارکنان
- ارتقاء سطح رضایت مندی کارکنان
فرایند مدیریت عملکرد
فرآیند مدیریت عملکرد، یک فرآیند چرخه ای است که با برنامه ریزی عملکرد آغاز می شود. برنامه ریزی عملکرد نیز شامل دو بخش می باشد که عبارتند از:
- تعریف نقش ها و مسئولیت های کارکنان و معیارها و انتظارات عملکرد که خود می تواند کارکنان را از نحوه مشارکت آن ها در راهبرد سازمان آگاه نماید. در این بخش، کارکنان با اهداف کلان سازمان و راهبردهای دستیابی به آن ها به طور کامل آشنا می گردند و از خواسته ها و انتظارات سازمان آگاهی می یابند.
- تهیه و تدوین اهداف مشخص برای کارکنان که این کار نیز بر مبنای وظایف، نقش ها و مسئولیت های خود کارکنان انجام می شود.
هر دو بخش فوق‌الذکر، در چهار مرحله برنامه ریزی و اجرا می شوند:
- تعریف نقش ها و مسئولیت ها و تعیین اهداف از سوی سرپرستان و با استفاده از داده های دریافتی از کارکنان به طور مشارکتی انجام می شود.
- سرپرست به اتفاق کارمند و به طور مشترک نسبت به تدوین راهبردهای لازم برای دستیابی به اهداف تعیین شده اقدام می نمایند.
- سرپرست به اتفاق کارمند در مورد روشی که برای ارزیابی عملکرد و پیشرفت کارمند مورد استفاده قرار خواهد گرفت، تصمیم گیری می نمایند.
- سرپرست با انجام ارزیابی های لازم بر پیشرفت عملکرد کارمند نظارت نموده و بازخورد اصلاحی لازم را به او ارائه می نماید و به هدایت وی می پردازد؛ گاهی نیز سرپرست در انتظارات خود تجدید نظر نموده و آن ها را تعدیل می نماید.
مزایای مدیریت عملکرد
الف) از دیدگاه سازمانی:
- با اعمال رویکرد مذکور، ارزش های سازمانی تقویت می شوند.
- کارمندان و سرپرستان راحت تر با هم گفتگو می کنند و اهداف مورد نظر سازمان بهتر محقق می گردد.
- اهداف، مقاصد و اولویت های سازمانی به طور واضح و مشخص در دسترس همگان قرار می گیرد.
- ایجاد موازنه بین فشارهای کوتاه مدت برای تولید و نیاز بلندمدت رشد و توسعه حرفه ای کارکنان
- ایجاد تعهد سازمانی پایدار، جهت دادن پاداش های لازم به فعالیت های برتر در محل کار
- برقراری نوعی تناسب بین فرهنگ سازمان و خط مشی های ارزشیابی آن
- با ساختار سنتی و ناکارآمد حقوق و دستمزد مقابله می شود و پرداخت ها بیشتر بر عملکرد و کارایی افراد متمرکز می گردد.
ب) از دیدگاه سرپرستان:
- ارزشیابی کارکنان راحت تر انجام شده و تاثیر ارزشیابی ها در افزایش بهره وری کارکنان بیشتر می شود.
- سرپرستان با هدایت کارکنان، اهداف آن ها را با اهداف سازمان همسو می نمایند.
- ایجاد فضای مناسب جهت برقراری ارتباط و گفتگوی صریح، بی تکلف و دوجانبه بین سرپرستان و کارکنان
- تصمیم گیری سرپرستان و کارکنان زیر مجموعه
- سرپرستان صرفاً به ابعاد منفی عملکرد کارکنان تاکید نمی کنند و جنبه های مثبت عملکرد آن ها، بیشتر مورد توجه می باشد.
- سرپرستان علاقه مند به تشریح نظام ارزشیابی و چگونگی اعمال آن برای کارکنان می باشند و در توضیح فرآیند مذکور، جدیت لازم را به عمل می آورند.
- اعمال نظام ارزشیابی مدیریت عملکرد بر عهده سرپرستان آماده و آگاه و جدی می باشد که اشراف کامل بر عملکرد واقعی کارکنان زیر مجموعه خود را دارند.
- خودارزشیابی کارکنان، بخشی از فرایند بازخورد رسمی است.
ج) از دیدگاه کارکنان:
- دشمنی بین افراد سازمان کاهش یافته و خطر ناشی از اعمال خشونت بین کارکنان کاهش می یابد.
- پرداخت حقوق و مزایا، پاداش ها و سایر پرداخت های جبرانی، بر اساس ارزش عملکرد و کارایی افراد متمرکز است.
- کارکنان وظایف خود را بهتر درک کرده و با راهنمایی سرپرستان، در رسیدن به اهداف سازمان تلاش می نمایند.
- عملکردهای کارکنان به طور کامل و به صورت ملموس، واضح و روشن اندازه گیری و هدایت می شوند.
- ارزشیابی عملکرد کارکنان باعث افزایش و تشویق رشد حرفه ای شده و انتقال فرهنگ آن را تسهیل می نماید.
- به کارکنان فرصت اظهار نظر درباره مسایل، اهداف و برنامه ها و همچنین بحث و تبادل نظر درباره آن ها داده می شود تا در محیطی صمیمی نظرات خود را به سرپرست منتقل نمایند.
- کارکنان، بازخورد کافی و مستمر را از طریق منابع مختلف (سرپرستان، مشتریان، همکاران و…) دریافت می کنند تا از موقعیت خود در مورد عملکرد مورد انتظار، آگاهی کسب نمایند.
- خودارزشیابی کارکنان بخشی از فرآیند بازخورد رسمی است.
معایب مدیریت عملکرد
- سازمان ها، نظام های مدیریت عملکرد را با نظام های ارزیابی عملکرد اشتباه می گیرند و آن ها را معادل هم قلمداد می کنند.
- بیشتر نظام های مدیریت عملکرد، به جای جوهره و ذات دارای پپیش پا افتادگی و عرض می باشند.
- بعضاً مدیریت عملکرد را به عنوان نظام نظارت تحمیلی تلقی می کنند تا این که آن را به عنوان یک نظام توسعه ای در نظر بگیرند.
- در بیشتر سازمان ها، واحدهای منابع انسانی تنها واحدهای مسئول طراحی و کنترل نظام مدیریت عملکرد می باشند. حال آن که این نظام، یک رویکرد مشارکتی و فراگیر سازمانی است که باید توسط کلیه واحدهای سازمانی اعمال و اجرا گردد.
- بسیاری از سرپرستان فاقد مهارت های لازم، برای اعمال یا بهبود مدیریت عملکرد می باشند.
نتیجه گیری و پیشنهادات
سازمان ها باید نوعی چرخش از نظام های سنتی به نظام های جدید مدیریت عملکرد انجام دهند. همچنین سازمان ها نباید به دنبال یک راه حل سریع باشند که بلافاصله باعث بهبود بهره وری و عملکرد آن ها شود. مدیریت عملکرد یک فرآیند مستمر بهبود عملکرد می باشد که در بلند مدت به نتیجه لازم می رسد و باعث کمک به مدیریت سازمان در یافتن راه هایی می شود که بتواند به نحو بهتری از شغل سازمانی و کارکنان خود در جهت نیل به اهداف سازمان حمایت نماید.
منابع و مأخذ:
ابیلی، خدایار و موفقی، حسن، (۱۳۸۲). دریچه ای بر مفاهیم نوین مدیریتی، تهران: نشر شیوه .
خوشوقتی، آرمین، (۱۳۸۴). ارزیابی عملکرد کارکنان (مقاله)، سایت راهکار و مدیریت.
دفتر بهبود مدیریت و ارزیابی عملکرد معاونت امور مدیریت و منابع انسانی، ارزیابی عملکرد (مقاله)، (۱۳۸۲). سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور.
نویسنده: محبوبه امید نژاد
ثبت ديدگاه