مدیریت به روزگاری بر می گردد که مردمی که گروهی کار می کردند، نخستین بار کوشیدند تا به هدف های گروهی دست یابند. زمانی که بشر به زندگی اجتماعی روی آورد، اندیشه مدیریت را نیز در زندگی خود وارد کرد؛ واقعا باید گفت که در ابتدا انسان ها درباره مدیریت چقدر میدانند؟ دانش مدیریت تا چه حد علمی است و آیا مدیریت علم است یا هنر؟ بخشی از مدیریت را میتوان از طریق مدیریت آموزش فرا گرفت و بخشی دیگر را ضمن کار باید آموخت؛ در واقع بخشی که با آموزش فرا گرفته می شود، علم مدیریت است و بخشی را که موجب به کار بستن اندوخته ها در شرایط گوناگون می شود، هنر مدیریت می نامند.
اندیشه مدیریت از بدو زندگی، در زندگی همه انسان ها وجود دارد
به عبارتی دیگر، سخن علم، دانستن است و هنر توانستن؛ بنابراین به جرات می توان گفت که اندیشه مدیریت، از بدو زندگی اجتماعی انسان ها وجود داشته است؛ می توان دریافت که اندیشه مدیریت در زندگی همه انسان ها وارد شده است و نقش مهمی را بازی می کند؛ پس ضروری است که با تعریف مدیریت و سیر تحول اندیشه مدیریت آشنا شویم.
تعریف علم مدیریت
- فرایند تضمین دستیابی سازمان به فواید ناشی از به کارگیری استراتژی های مناسب
- هنر انجام دادن کارها به وسیله دیگران
- فرآیند برنامه‌ریزی، سازمان دهی، هدایت و نظارت
- فرایند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی و انسانی، در برنامه ریزی سازمان دهی بسیج منابع و امکانات هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول، صورت می گیرد.
- هنر انجام کار به وسیله دیگران
- فراگرد تبدیل اطلاعات به عمل؛ این فراگرد تغییر و تبدیل را تصمیم گیری می نامیم.
- فراگرد هماهنگ سازی فعالیت فردی و گروهی در جهت هدف های گروهی
- فراگرد برنامه ریزی، سازمان دهی، رهبری و نظارت کار اعضای سازمان و استفاده از همه منابع موجود سازمانی برای تحقق هدف های مورد نظر سازمان
مدیریت دانش است یا هنر؟
مدیریت، در عمل یک هنر است؛ آگاهی و شناخت سامان یافته درباره مدیریت، دانش است. مدیریت، مانند همه کارهای دیگر، چون پزشکی، مهندسی، حسابداری یا حتی بازی بیس بال، هنر است، دانش فنی است؛ انجام دادن کارها در پرتو واقعیت هایی است که از درون موقعیت پدید می آیند. با این همه، مدیران با بکارگیری آگاهی سازمان یافته درباره مدیریت، می توانند بهتر کار کنند و همین آگاهی سازمان یافته، ابتدایی یا پیشرفته، دقیق یا غیردقیق، به میزان سازمان یافتگی و روشنی و تناسب خود، دانشی را پدید می آورد. از این رو، مدیریت به عنوان یک عمل، هنر به شمار می آید؛ آگاهی سازمان یافته ای را که زیر ساز عمل مدیران است می توان به نام دانش شناخت.
پیترز و واترمن در کتاب «در جست و جوی برتری» هشت ویژگی شرکت های کامیاب را پیدا کردند که بسیاری از آن ها، نمونه هایی از هنر مدیریت است. برای نمونه یکی از ویژگی های شرکت های برتر، تاکید آن ها بر بهبود بهره وری از راه توجه به نیازهای کارکنان شرکت است. این نشان می دهد که برای کامیابی سازمانی و مدیری، هنر در شمار ضرورت ها است.
مدیریت هنر است
مدیریت در کلام ساده، افزودن بر کارایی پرسنل در مقایسه با زمانی است که شما حضور ندارید. تحقق این امر، مستلزم برنامه ریزی، سازمان دهی، هدایت و نظارت صحیح از سوی شماست و توفیق در فرایند مذکور ممکن نیست، مگر با آگاهی از هدف، شناخت ابزار بالقوه، تعیین کاستی ها و ارائه تدابیر لازم جهت فراهم آوردن آن کاستی ها.
پس می توان گفت که حتما باید مدیریت یک هنر باشد. اما هنر چیست؟ هنر خلاقیتی است که از زاعقه ی همه ی انسان ها بیرون نمی ریزد. هنر طرحی از اندیشه یک هنرمند است که حتی با وجود موضوع یکسان و حتی با وجود ابزار و امکانات یکسان، باز هم هنر پردازی هنرمندان با هم متفاوت می باشد. در هنر، سطح شعور افراد نسبت به هم تاثیر گزار است؛ در هنر، سطح فرهنگ افراد تاثیر گزار است؛ در هنر، انسان ها به نتایج متفاوتی میرسند که در علم، کاملا بر عکس این نظریه می باشد.
راهکارهایی برای مدیران در سازمان
– مقصد را پیدا کنید:
کشف کنید به کدامین مقصد رهسپار شوید یا چه امری را به انجام برسانید. چنانچه با گروهی مواجه هستید که همه با هم در یک جهت در حرکتند، هرگز تلاش نکنید بلافاصله سد راهشان شوید.
– جمع آوری کارکنان و سخنرانی مختصر:
اگر به شما تاکید بر بازدهی ضعیف این گروه شده باشد، مسئولیت شما بهبود این بازده خواهد بود و اگر گلایه هایی درباره کیفیت پائین یا خدمات رسانی نارسا دریافت کرده باشید، آنگاه وظیفه شما نشانه گرفتن دقیق این معضلات خواهد بود. همین که هدف را یافتید، آنگاه آن را با گروه در میان بگذارید و چه بهتر که در یک ملاقات کوتاه و در صبح اولین روز کارتان این اتفاق بیافتد؛ همه کارکنان را یک جا گردهم آورید، به یک معرفی کوتاه از خودتان بسنده کنید، واضح است همه آن ها شما را به عنوان یک سرپرست می شناسند؛ پس نیاز به خاطر نشان کردن آن نخواهد بود.
از علت حضورتان برایشان بگویید؛ مثلا اینکه مدیر پیشین ارتقاء پیدا کرده یا به دلیل بسط گروه، شرکت لازم دیده تا آن را به بخش های کوچکتر با مدیران مستقل تقسیم نماید.
– مطرح نمودن هدف:
اکنون زمان مطرح نمودن هدف است (به خاطر داشته باشید که می توانید بعدها این هدف را تغییر دهید، اما به هر حال اطلاع کارکنان از برنامه شما ضروری است)؛ مثلا می گوئید: “از آن جا که گروه شما کار مهمی در تشکیلات بر عهده دارد، قصد من این است که از روند کاری شما آگاه شوم و هر آنچه در توان دارم صرف کمک به ادامه راه شما نمایم” یا “البته که نرخ بازده این گروه مناسب است، اما قصد داریم این بازده را تا حدی افزایش دهیم که مایه افتخار تشکیلات گردد.” در خاتمه جلسه تاکید کنید که شخصا با تک تک کارکنان به منظور گفتگو درباره برنامه ها با طرح جزئیات، گرفتن اطلاعات و پاسخ گویی به سوالات آن ها، ملاقات هایی خواهید داشت.
– کارمندانتان را بشناسید:
چنانچه پیش از تصدی مدیریت، یک دوره کاری را در شرکت سپری کرده باشید، بعید نیست کارمندانی که همینک مدیریت بر آن ها را پذیرفته اید، بشناسید. حتی اگر چندین سال با آن ها کار کرده باشید، باز هم کسب شناخت بیشتر ارزشمند خواهد بود. شما در مقام یک مدیر، از آن ها چیزهایی می آموزید که هرگز به عنوان یک همکار از آن ها آگاه نمی شوید.
کارمندان شما گرانبهاترین منابع و نیز دشوارترین افراد برای راهبری شدن به شمار می روند. در عین حال، ارضا کننده ترین امور اگر به نحو احسن بر آن فائق آیید، همین نوع مدیریت است.
از آن جهت که این نخستین موقعیت مدیریتی برای شماست، گروهی که تحت راهبری شما قرار می گیرند نیز، احتمالا چندان گسترده نیست که نتوانید اختصاصا با هر یک از افراد ملاقات داشته باشید.
– ملاقات هایی ترتیب دهید:
محل ملاقات بسته به شرکت، نوع فعالیت و ترجیح خود شما می تواند در دفتر کار شما، اتاق کنفرانس یا کافی شاپ آن سوی خیابان باشد.
نکته حائز اهمیت این است که فضا به گونه ای آرام باشد که کارمندان آزادانه قادر به سخن گفتن باشند و هر دو طرف به سهولت صدای یکدیگر را بشنوند. این گونه ملاقات ها معمولا از روی برنامه قبلی است، ولی در صورت ضرورت، هنگام بروز مشکل نیز انجام می شود.
× موضوع صحبت
طی ملاقات، سه موضوع زیر را در نظر داشته باشید:
- کارمند را از لحاظ فردی بشناسید.
- درباره شیوه هماهنگ شدنش با برنامه‌تان توضیح دهید.
- به سوالاتش پاسخ دهید.
لازم است ویژگی های شخصی هر فرد را بشناسید؛ اینکه چه چیزی در آن ها نکته متمایز است؟ در کارشان به چه نکته ای علاقمندند؟ یا علاقمند نیستند؟ اهداف حرفه ای بلندمدت و کوتاه مدت هر یک چه می باشد؟ تمایل به ملاحظه چه تغییراتی در کارشان دارند؟ از چه تغییراتی جلوگیری می نمایند؟
اطمینان حاصل کنید که شما به هر آنچه می گویید توجه نمایید، ولی هر آن چه می خواهند، لزوما روی نمی دهد.
پس از آگاهی از ویژگی های مورد نظر، برایشان از اینکه چگونه با برنامه های شما هماهنگ و سازگار شوند، صحبت نمائید. اگر تصمیمی بر ایجاد تغییر اتخاذ نکرده اید، به آن ها بگویید. اگر قرار است آن ها را به کار دیگری بگمارید، حتما با ذکر دلیل در جریان قرارشان دهید.
× صادق و صریح باشید:
سرانجام به تمامی سوالات کارمندان پاسخ دهید. خوب است اگر نمی دانید بگویید نمی دانم، اگر قادر به کاری نیستید، بگویید نمی توانم. تا حد امکان صریح و صادق باشید. با این شیوه، ارتباطی مبتنی بر اعتماد را پایه گذاری می نمائید که بی هیچ تردید به تسهیل جریان کاری در آینده کمک خواهد کرد.
کسی که مسئولیت اداره یک دستگاه بزرگ یا کوچک را به عهده گرفته است، اگر نتواند به طرزی درست و منطقی اختیارات خود را به کار برد و اعمال قدرت نماید، نباید از همکاران و کارمندان خود انتظار معجزه داشته باشد. میزان موفقیت یا عدم موفقیت هر دستگاه، بستگی تام به نحوه «اعمال قدرت» سرپرست و مسئول آن دستگاه دارد…
ماهیت محیط اداری و کیفیت کار اداری روزمره چنان است که یک روز انسان تصور می کند که با یک “دستورالعمل” ساده تمامی مشکلات موجود از میان می رود و روز بعد، به این نتیجه می رسد که لازم است دستورالعمل دیروز را در یک جلسه با همکاران خود در میان بگذارد و تشریح کند. درست یکی دو روز بعد اطمینان پیدا می کند که صدور این دستورالعمل، کار را خراب تر کرده و اصولاً صدور آن صحیح نبوده است.
نکته دیگر اینکه، هر مدیر کارآزموده صلاحیت دار و مجری، می تواند طرح های اصلاحی بی شماری تهیه کند که همگی آن ها، مورد به مورد، با منطقی ترین و علمی ترین اصول علوم اداری سازگار باشد. اسباب و عوامل دیگری ضروری است که یک کلام نسنجیده تمامی ارزش های علمی و قابل اثبات یک برنامه درست و منطقی و کاملاً علمی را در نظر مقامات تصویب کننده از اثر بیندازد. این ها همه اسباب ضروری مدیریت درست و موفقیت در اعمال مدیریت است. این ها هنرهایی است که علم مدیریت نمی تواند بدون آن دوام بیاورد و به جایی برسد.
راهکارهایی برای حل مشکلات مدیریتی
- گسترش علم آگاهی از کار و ایجاد علم واحدی برای انجام هر عمل به جای روش غیرعلمی متداول جایگزینی اصول علمی به جای معلومات سرانگشتی
- انتخاب کارکنان بر مبنای علمی در نحوه گزینش، آموزش، کارآموزی و رشد کارکنان و افزایش مداوم مهارت آن ها
- هماهنگ کردن علم کار با کارکنانی که بر مبنای علمی انتخاب شده و آموزش دیده اند
- تقسیم منطقی کار و مسئولیت آن، میان کارکنان و مدیران که در آن، مسئولیت برنامه ریزی و سازمان دهی کار بر عهده مدیران است.
- در مدیریت علمی تیلور، مساله مهم دیگری که به آن توجه داشت، انگیزه های افراد در محیط کار است. به نظر او، انگیزه کار در درجه اول ناشی از شوق به درآمد اقتصادی است؛ از این رو، سیستمی برای پرداخت دستمزد پیشنهاد کرد.
ثبت ديدگاه